28/05/2025

CRM-PR orienta médicos sobre como proceder em casos de extravio de prontuários

Instituição de saúde responsável pela guarda do documento deve reconstituir o prontuário médico com fidelidade ou acionar a polícia; paciente precisa ser informado e o Conselho Regional notificado

clique para ampliarProntuários médicos detêm caráter oficial e sigiloso e sua guarda pressupõe responsabilidades (Foto: CRM-PR)

O Conselho Regional de Medicina do Paraná (CRM-PR) orienta médicos e instituições de saúde a respeito da conduta que deve ser adotada em casos de extravio ou perda de prontuário médico. O objetivo é reforçar a responsabilidade legal, ética e administrativa dos profissionais e empresas médicas diante do extravio ou perda desses documentos, que detêm caráter oficial e sigiloso (conforme Resolução do CFM nº 1.605/2000), e que são essenciais para a continuidade do atendimento e segurança do paciente.

Embora não exista legislação específica que trate do extravio de prontuários médicos, a Resolução CFM nº 1.821/2007 lembra que a responsabilidade pela guarda desses documentos é da instituição de saúde que realiza o atendimento (unidade de saúde ou consultório médico). No entanto, é importante ressaltar que os dados contidos no prontuário pertencem ao paciente e só podem ser divulgados com sua autorização expressa ou por dever legal. A norma exige também que os prontuários permaneçam acessíveis ao paciente por, no mínimo, 20 anos - no caso de registros em papel - ou que sejam arquivados por meios ópticos, microfilmados ou digitalizados.

Conforme Parecer emitido pelo CRM-DF nº 26/2016, que trata do assunto, em caso de extravio do documento, caso haja a possibilidade de reconstituir o prontuário com base em registros disponíveis e informações fidedignas, a instituição poderá emitir uma segunda via, desde que as informações reproduzam fielmente o documento original. É imprescindível, porém, que o paciente seja formalmente informado sobre essa reconstrução.

Na impossibilidade de recuperar os dados originais, o desaparecimento do prontuário deve ser imediatamente comunicado à autoridade policial, com o registro de um Boletim de Ocorrência (BO). A medida se justifica pelas implicações penais, civis e administrativas envolvidas no extravio de documentos médicos. É também necessário notificar o Conselho Regional de Medicina no qual possua inscrição para que possa ser registrada a ocorrência.

O CRM-PR reforça que a gestão adequada dos prontuários é parte fundamental da boa prática médica e da segurança do paciente. As instituições devem garantir protocolos de armazenamento, acesso e proteção desses documentos, evitando perdas que possam comprometer o histórico clínico e os direitos legais dos atendidos.

Sobre o Prontuário Médico

De acordo com a Resolução CFM nº 1.638/2002, que define o prontuário médico e torna obrigatória a Comissão de Revisão de Prontuários nas instituições de saúde, o prontuário médico é o "documento único constituído de um conjunto de informações, sinais e imagens registradas, geradas a partir de fatos, acontecimentos e situações sobre a saúde do paciente e a assistência a ele prestada, de caráter legal, sigiloso e científico, que possibilita a comunicação entre membros da equipe multiprofissional e a continuidade da assistência prestada ao indivíduo".

Ainda de acordo com a normativa, a responsabilidade sobre o prontuário médico cabe ao médico assistente e demais profissionais que compartilham do documento; à hierarquia médica da instituição, nas suas respectivas áreas de atuação; e à hierarquia médica constituída pelas chefias de equipe, chefias da Clínica, do setor até o diretor da Divisão Médica e/ou diretor técnico.

Armazenamento eletrônico

Conforme a Resolução CFM nº 1.821/2007, a digitalização dos prontuários é permitida desde que feita conforme normas técnicas específicas. O procedimento deve passar por análise da Comissão de Revisão de Prontuários e seguir normas da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da instituição responsável pelo documento.

A eliminação do papel somente é autorizada se o sistema atender ao Nível de Garantia de Segurança 2 (NGS2). Prontuários armazenados eletronicamente (óptico, microfilmado ou digitalizado) devem ter guarda permanente. Considerando que o conteúdo pertence ao paciente, o prontuário digital ou em papel deve estar sempre disponível para fornecimento de cópias autênticas, mediante solicitação do paciente ou representante legal.

Em caso de dúvida, entre em contato com o CRM-PR: protocolo@crmpr.org.br | (41) 3240-4000.

< Voltar